Das Modul Auftrag dient der Verwaltung und Abrechnung von Projekten und Kundenaufträgen.

Kurzbeschreibung

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick.

  • Voll integriert ins CASYMIR-Gesamtsystem
  • Kontrollierte Rechnungshandhabung
  • Terminverwaltung
  • Artikel, Chargen- und Seriennummern
  • Direkter Zugriff auf die Lagerverwaltung
  • Fremdsprachlichkeit
  • Fremdwährungstauglichkeit
  • Angebotswesen

Anwendungsbereich

Die CASYMIR-Auftragsbearbeitung eignet sich für den Einsatz in Handels- und Produktionsbetrieben unterschiedlicher Branchen. Besondere Unterstützung bietet das System für die folgenden Bereiche:

  • In der Lebensmittelbranche zur Abwicklung des Verkaufs von Standard- oder kundenspezifischen Produkten
  • In der Chemischen und Pharmazeutischen Industrie für die Nachvollziehbarkeit von Produktionschargen
  • Der Druckindustrie zur Bearbeitung von Druckaufträgen
  • Im Handel durch die Verwaltung von Stückgut mit Seriennummer
  • Im Dienstleistungssektor durch die Integration von Zeiterfassung und Leistungsverrechnung
  • Im Anlagen- und Maschinenbau zur Abwicklung von Einzel- und Serienfertigung

Die Auftragsbearbeitung wurde für den Einsatz in Betrieben mittlerer Grössenordnung konzipiert. Sie kann durch Workflow-Managementfunktionen die optimale Zusammenarbeit der Mitarbeiter fördern, was die zeitliche Abwicklung von Projekten positiv beeinflusst. Durch einfache Bedienung, hohe Datenintegrität und volle Integration mit dem Gesamtsystem von CASYMIR können Fehler in der Auftragsabwicklung vermieden werden. Die durchgehende Nachvollziehbarkeit aller Mutationen und die exakte Historisierung aller auftragsbezogenen Geschäftsvorfälle sind Voraussetzung für ein ISO-konformes Auftragswesen. Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten und Statistiken gestatten dem Controlling, jederzeit die Situation des Unternehmens zu überblicken, durch geeignetes Zahlenmaterial zu untermauern und die nötige Entscheidungsgrundlage für die mittel- und langfristige Planung bereitzustellen.

Funktionsumfang

Auftragsbegriff

In einem modernen System werden nebst Kundenaufträgen auch vielfältige andere Auftrags- oder Projektarten unterschieden. So können auch interne Produktion, Kundendienst, Entwicklung, geplante Instandhaltung, Wartung, Investition und Absenzen als Aufträge im System abgebildet werden. Durch die Erweiterung des Auftragsbegriffes erhalten wir eine vor- und nachkalkulierbare Abrechnungseinheit, welche in die mittelfristige Planung des Unternehmens einfliessen kann.

Ausgehend von seiner Erfassung durchläuft der Auftrag verschiedene Zustände, wie z.B. erfasst, bearbeitet, zum Teil oder komplett geliefert, zum Teil oder komplett verrechnet, extern & intern abgeschlossen und erledigt. Danach wird der Auftrag aus der Menge der laufenden Aufträge entfernt. Er steht danach aber immer noch für die Abfrage aller Details, Kalkulation, Auswertung und Reproduktion zur Verfügung, ist aber für Mutationen gesperrt. Die Lebensdauer eines Auftrages kann sich zwischen wenigen Minuten und mehreren Jahren bewegen.

Positionsarten

Ein Auftrag besteht aus einer beliebigen Menge von Positionen, die je nach Bedarf hinzugefügt werden können. Eine Auftragsposition ist die kleinste Abrechnungseinheit im System. Nebst freiem Text kann eine Position auch Referenzen zum Artikelstamm enthalten, der weitere Informationen über einen Artikel enthält. Wird der Artikel im Lager geführt, so kann er für den Auftrag reserviert werden. Der Artikel kann eine Struktur haben, er kann sich über Stücklisten oder Rezepturen aus anderen Artikeln zusammensetzen. Der Anwender kann sich während der Auftragserfassung jederzeit einen Überblick über die aktuelle Lagersituation verschaffen.

Durch weitere Angaben wie u.a. Verpackung, Rabattierung, Versteuerung oder Kostenträger wird die Auftragsposition vervollständigt, so dass der Preis über eine im System hinterlegte Preisliste ermittelt werden kann. Das System unterstützt kundenspezifische, verpackungsabhängige Staffelpreislisten, die durch die verschiedenen Möglichkeiten der mehrstufigen Rabattierung ergänzt werden können.

Durch die Kopplung mit dem Warenwirtschaftssystem kann über eine Artikelreservation das Bestellwesen angestossen werden, welches bei Lagereingang eines bestellten Artikels den betreffenden Mitarbeiter über die noch vorzunehmende Lieferung via E-Mail informiert. Arbeitsabläufe dieser Art lassen sich vom Anwender über die optionale Workflow-Erweiterung im System frei Konfigurieren.

Ein Auftrag kann Positionen mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen enthalten. Dazu kann auf den gedruckten Papieren eine MwSt-Rekapitulation konfiguriert werden, so dass die Summen pro Steuersatz ausgewiesen werden. Wird die Spesen-Rekapitulation konfiguriert, erhält man auch eine Aufstellung der verrechneten Transportspesen. Durch die Rabatt-Rekapitulation können auch komplizierte Rabattierungssituationen übersichtlich dargestellt werden.

Fakturierung

Ein kontrolliertes System der Rechnungshandhabung ermöglicht es, Verrechnungen direkt in die Buchhaltung einfliessen zu lassen. Die Verbuchung geschieht dabei nach einmaliger Konfiguration automatisch, so dass für den Auftragsbearbeiter keine Buchhaltungskenntnisse erforderlich sind. Fakturiert werden kann positionsbezogen, als Teil- oder als Gesamtrechnung. Der gesamte Auftrag kann aber auch ohne Positionsbezug in freien Stücken verrechnet werden. Wie der Auftrag, so durchläuft auch die Rechnung verschiedene Zustände, z.B. erfasst, geliefert, verrechnet, visiert, verbucht, bezahlt. Die Übergabe der visierten Rechnungen in die Debitorenbuchhaltung geschieht auf Knopfdruck. Ist eine Rechnung verbucht, so werden alle zugrundeliegenden Daten für Mutationen gesperrt.

Terminplanung

Die Auftrags-Terminverwaltung gestattet die Verknüpfung einer Menge von Zeitpunkten und verantwortlichen Personen mit dem zu erledigenden Auftrag. Aufgrund dieser Terminplanung kann jederzeit eine Übersicht über den Stand der laufenden Aufträge in einer Abteilung gewonnen werden. Die Anzahl der mit einem Auftrag verknüpften Termine ist frei konfigurierbar. So kann man z.B. Warenproduktion, Bereitstellung der Ware, Abholung durch den Spediteur bis hin zum Anliefertermin beim Kunden auf die Minute genau hinterlegen.

Währungen und Fremdsprachlichkeit

Die CASYMIR-Auftragsbearbeitung ist fremdwährungsfähig und kann alle externen Papiere in der Sprache des Kunden erzeugen. Auch die Bearbeitung von Aufträgen in der Sprache des betreffenden Kunden ist möglich, wenn sie auch im Normalfall in der Sprache des eigenen Mitarbeiters erfolgt. Die Fremdsprachlichkeit geht sogar so weit, dass für die Artikel mehrere kundenspezifische, fremdsprachliche Bezeichnungen erfasst werden können, welche je nach Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse anders in Erscheinung treten.

Integration

Die Integration mit dem CASYMIR-Gesamtsystem findet auf verschiedenen Ebenen statt. Die einzelnen CASYMIR-Module bauen grundsätzlich alle auf denselben Stammdaten auf, was Doppelspurigkeiten bei der Erfassung verhindert. Die Integration geschieht aber auch auf konzeptioneller Ebene in der Form, dass die Kundenbetreuung durchgängig über Marketing, Kontaktverwaltung, Angebotswesen, Verkauf, Lieferung, Fakturierung, Nachkontrolle und Kundendienst, alle in derselben Applikation gepflegt werden können. Übergreifende Querverweise von einem CASYMIR-Modul in ein anderes ermöglichen dabei die schnelle und transparente Informationsbeschaffung bei der täglichen Arbeit mit dem System. Um ein Beispiel zu nennen, sei hier eine besondere Spezialität von CASYMIR erwähnt. Im Rahmen der Leistungsverrechnung besteht die Möglichkeit, die Arbeitszeit einer Person aufgrund der auftragsbezogenen Zeiterfassung direkt in den Kundenauftrag als verrechenbare Zeit einfliessen zu lassen. Auf diese Weise kann die lückenlose Verrechnung und Abstimmung der Arbeitszeit und der verrechneten Zeit gewährleistet werden. Im selben Zug können die Personalzeiten auch direkt in der Lohnbuchhaltung zur Stundenverrechnung verwendet werden.

Auswertungen

Sämtliche Papiere werden aufgrund der erfassten Auftragsdaten durch CASYMIR erstellt. Die Auftragspapiere werden im Rahmen der Systeminstallation an die firmenspezifischen Gegebenheiten in Bezug auf Inhalt und Aussehen vor Ort angepasst.

Statistik

Vielfältige, ausgereifte statistische Auswertungen (Auftragseingang, Umsatz, Bestand, Deckungsbeitrag, Vor- und Nachkalkulationen) beantworten die Frage, ob eine Auswertung überhaupt möglich ist und zeigen auf, welche der vielen bestehenden Auswertungen Ihre Informationsbedürfnisse am besten abdeckt.

Die Auswertungen können in verschiedenen Dimensionen (Branchen, Artikelmerkmale, Gebiete, Vertreter) selektiert und gruppiert werden, nicht zuletzt auf Basis der frei definierbaren Artikel- und Firmenattributierung.

Preislisten

Im System können für jeden Verkaufsartikel und für jeden Kunden beliebig viele Preislisten hinterlegt werden. Jede Preisliste hat einen Namen. Von jeder Preisliste können beliebig viele Versionen im System hinterlegt werden, welche zu bestimmten Stichtagen in Kraft (oder nach befristeten Aktionen ausser Kraft) treten. Die Preislisten werden pro Artikel geführt. Sie können folgende Informationen enthalten:

  • Preis pro Grundeinheit, pro Verpackungseinheit, pro kg
  • Staffelung pro Verpackungseinheit, pro Grundeinheit, pro kg, pro Staffelgruppe
  • Angaben zur Rabattierung

Für jeden Kunden kann in den Stammdaten ein Preislisten-Name angegeben werden, welcher in der Auftragsbearbeitung zur Preisermittlung herangezogen wird.

Dabei wird unter Berücksichtigung des Artikels, der verkauften Menge, des Bestelldatums, der Währung und der im Stamm eingetragenen Kundenpreisliste aufgrund eines Preisbestimmungs-Algorithmus ein Preis ermittelt. Der auf diese Weise automatisch bestimmte Preis kann dann manuell nachbearbeitet werden, bevor er in die Auftragsposition einfliesst.

Preisbestimmung

Durch einen anwenderkonfigurierbaren Preisfindungs-Algorithmus wird bei der Auftragserfassung ein Preis ermittelt. Der Such-Algorithmus besteht aus einer Sequenz von Operatoren wie z.B.:

  • Suche in der nächst älteren Preisliste derselben Währung unter demselben Preislisten-Namen
  • Suche in der aktuellen Leitwährungspreisliste mit demselben Namen und rechne den Leitwährungspreis in die Auftragswährung um
  • Schalte auf die STANDARD-Preisliste in Auftragswährung mit neustem Datum um

Die Operatoren im Algorithmus werden solange angewendet, bis ein Preis gefunden wird. Kann aufgrund des Algorithmus automatisch kein Preis bestimmt werden, so gibt der Anwender den Preis von Hand ein. Preislisten lassen sich auch automatisch überarbeiten, indem man alle Preise mit einem Faktor multipliziert und danach auf eine bestimmte Anzahl Stellen rundet. Sie können aber auch aus den Herstellungskosten ermittelt werden. Sind die Verkaufsartikel über eine Stückliste definiert, so kann der Preis auch aus den Bestandteilen des Artikels berechnet werden.

Preislisten können geladen, importiert, exportiert, kopiert, verändert oder gelöscht werden.

Rabattierung

Die Rabattierung von Aufträgen kann in beliebig vielen, aufeinander aufbauenden Rabattstufen erfolgen, wobei folgende Elemente die Grundlage bilden:

  • Positions-Grundrabatt auf Basis von Menge oder Gewicht
  • Positions-Mengenrabatt auf Basis von Menge oder Gewicht
  • Auftrags-Grundrabatt auf Basis des Umsatzes
  • Auftrags-Mengenrabatt auf Basis des Umsatzes

Naturalrabatte sind kostenlose Güter die der Kunde anstelle eines Preisnachlasses erhält. Auch Naturalrabatte können vom System berechnet und automatisch hinzu geschlagen werden, sofern die Bedingungen erfüllt sind.

Erfüllt ein Kunde Ende Jahr die Voraussetzungen für die anfangs des Jahres vereinbarten Rabattkonditionen nicht mehr, oder übertrifft er diese sogar, so kann das System vollautomatisch aufgrund der geänderten Situation eine Korrektur-Abrechnung erstellen, welche die Differenzen rückwirkend ausgleicht.

Schnittstellen

  • Import von Aufträgen aus EDI (EDIFACT ORDERS)
  • Import von Aufträgen aus der Agenturschnittstelle
  • Import von Aufträgen aus weiteren Datenquellen auf Anfrage
  • Export von Auftrags- und Rechnungsdaten in EDI (EDIFACT DESADV, INVOIC)
  • Export von Zolldaten via Modul Spedition

Mit dem CASYMIR Fax-Server senden und empfangen Sie Fax-Nachrichten, die Sie am Bildschirm verifizieren und als PDF-Anhang via E-Mail intern verteilen oder archivieren können.

Einstellungen

Konfiguration durch Erfassung von Stammdaten.

Unzählige Einstellungsmöglichkeiten via Systemkonfiguration und Customizing-Funktion.

Voraussetzungen

Module

Hardware

Keine besonderen Anforderungen.

Betriebsumgebung

CASYMIR Runtime-Umgebung.

Datenorganisation

High Performance SQL-Datenbanksystem (SYBASE Adaptive Server Enterprise).

Normen und Anforderungen

Keine besonderen Angaben.

Limitationen

Datenbankgrösse.

Diese Modulbeschreibung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Der Hersteller behält sich das Recht vor, das beschriebene Produkt weiter auszubauen. Bestehende Funktionalität bleibt in der Regel nach einem Ausbau erhalten. Spezifikationen können aber jederzeit den rechtlichen Gegebenheiten angepasst werden.

Optionen

Lizenzierung

Auf Basis der Anzahl gleichzeitig angemeldeter Systembenutzer.

Weitere Module

  • CASYMIR Faxserver-Schnittstelle zum direkten Versand von Auftragspapieren.

Integrierbare Module: