Spesen sind in vielen Unternehmen ein Thema, das einiges an Fehlerpotenzial beinhaltet. Mit Sicht auf Kalkulation und Nachkalkulation von Produkten und Dienstleistungen ist ein sauberer und klarer Umgang mit Spesen unabdingbar. Diese Problematik wird durch das Modul Spesen spürbar entschärft.

Die Spesenerfassung

Bereits in der Erfassung wird die Art der Erstattung - abhängig vom definierten Spesentyp - festgelegt.

Erstattungsarten können sein:

  • Auszahlung über die Lohnabrechnung
  • Direkte Erstattung durch Überweisung oder Barauszahlung

Der Spesentyp ergibt sich dabei aus der zum Tragen kommenden Lohnart.

Je nach Eigenschaft der gewährten Rechte im System, können die Beschäftigten, die Spesen geltend machen möchten, diese direkt in der Maske erfassen. Dies bedeutet eine Delegation der Aufgabe direkt an den Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin. Eine solche Regelung entlastet die Personalabteilung erheblich.

Spesenzuordnung

In der Spesenerfassung wird auch deren Zuordnung definiert.

Sie können

  • einem Auftrag
  • einer Kostenstelle
  • einem Kostenplatz

zugeordnet werden.

Spesenbearbeitung

Wie auch bei anderen Gelegenheiten im System CASYMIR wird der Vorgang so gesteuert, dass dem erfassten Spesendatensatz ein Status zugewiesen wird.

Dieser kann sein:

  • offen
  • erfasst
  • visiert
  • verarbeitet

Hat der Datensatz den Status visiert bzw. erfasst sind Änderungen nur noch mit besonderen Rechten möglich.

Spesenabrechnung per Beleg

Ist mit dem Anspruchsteller eine Abrechnung gegen Vorlage eines entsprechenden Beleges vereinbart, dann muss dieser zusammen mit einem im System hinterlegten, ausdruckbarem Formular eingereicht werden.
In diesem Fall wird automatisch eine Belegnummer generiert, die dann dem Spesendatensatz zugeordnet wird. Hierdurch wird die weitere Be- und Verarbeitung erheblich vereinfacht.  Die Spesenbelege werden im integrierten Dokumenten-Management-System archiviert.

Das Modul Spesen trägt wegen seiner Flexibilität auch erheblich zur Entlastung der Personal- und Buchhaltungsabteilung bei.

Voraussetzungen

Module:

Hardware:

Keine besonderen Anforderungen.

Betriebsumgebung

CASYMIR Runtime-Umgebung.

Datenorganisation

High Performance SQL Datenbanksystem (SYBASE Adaptive Server Enterprise).

Normen und Anforderungen

Keine besonderen Angaben.

Limitationen

Datenbankgrösse.

Diese Modulbeschreibung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Der Hersteller behält sich das Recht vor, das beschriebene Produkt weiter auszubauen. Bestehende Funktionalität bleibt in der Regel nach einem Ausbau erhalten. Spezifikationen können aber jederzeit den rechtlichen Gegebenheiten angepasst werden.

Optionen

Lizenzierung

Auf Basis der Anzahl gleichzeitig angemeldeter Systembenutzer.

CASYMIR Faxserver-Schnittstelle zum direkten Versand von Auftragspapieren.

Weitere Module

Integrierbare Module: